Kantor dapat dikatakan sebagai rumah kedua karena sepertiga hari Anda dihabiskan di kantor. Oleh karena itu, tentunya cukup penting untuk mendekorasi kantor menjadi nyaman dan mendukung kegiatan Anda bekerja, apalagi ruangan yang dipergunakan untuk pertemuan rapat.
Tidak hanya sekedar fisik, ternyata penataan ruang juga memiliki manfaat yang dapat meningkatkan kinerja karyawan bila ditata dengan benar. Ruang rapat atau disebut juga ruang meeting terkadang juga digunakan untuk bertemu dengan para tamu atau calon klien perusahaan.
Berikut beberapa panduan agar ruang rapat yang ditata dapat meningkatkan kinerja karyawan dan menjadi tempat pertemuan yang nyaman bila ingin membahas masalah-masalah penting seputar kantor.
- Fasilitas Ruang Rapat
Umumnya ruang rapat memiliki berbagai fasilitas penting untuk mendukung kualitas kerja dan kenyamanan dalam berdiskusi. Ruangan rapat sebaiknya memiliki kursi yang nyaman dengan meja panjang berbentuk melingkar ataupun oval yang dapat digunakan bersama-sama. Adapun fasilitas pendukung lainnya seperti tersedianya Rak Buku, AC, White Board, Over Head Projector / LED TV, Mic, LAN dan telepon. Fasilitas tersebut sebaiknya dipersiapkan sesaat sebelum waktu meeting akan dimulai, agar fasilitas tersebut dapat menunjang kinerja kerja para karyawan saat waktu meeting berlangsung. Selain itu, baik pula bila disiapkan laptop dan perangkatnya untuk membantu proses rapat. Cobalah untuk menggunakan keyboard bluetooth yang terpisah dari laptop untuk tetap bisa mengetik dengan posisi tangan rileks. Layar laptop atau komputer juga sebaiknya diatur agar sedikit miring ke belakang sekitar 10-15 derajat, sehingga mata Anda tidak terlalu lelah untuk menatap layar laptop.
2. Tempatkan Papan di Sisi Meja Rapat
Untuk menata ruang rapat menjadi lebih efisien, cobalah letakkan satu buah papan yang memiliki magnet atau paku kecil untuk menempelkan berbagai kertas. Nantinya papan ini akan berisikan mengenai segala hal yang harus dikerjakan, jadwal rapat, serta berbagai hal penting lainnya.
3. Tambahkan Tanaman Hidup
Jika tim berencana melakukan rapat di kubikel dalam ruangan tertutup, cobalah tambahkan tanaman hidup sebagai hiasan. Tidak perlu yang besar-besar dan rumit merawatnya, cobalah beberapa tanaman hijau atau bambu Cina untuk diletakkan di ujung ruangan. Tumbuhan berdaun yang tidak memerlukan pemeiharaan khusus, memiliki berbagai jenis spesies dan warna yang menarik. Sehingga dapat mencerahkan ruang. Tumbuhan berhijau juga dapat memberikan energi positif bagi orang yang memandangnya, dan membuat ruang Anda semakin terlihat hidup.
4. Dinding Ruang Rapat
Area dinding ruang rapat juga dapat ditambahkan ornamen seperti foto gedung perusahaan, sejarah singkat perusahaan, visi misi, piagam dan informasi menarik dalam bentuk poster dengan akrilik. Hal ini akan membuat tamu perusahaan dapat dengan mudah mengetahui identitas perusahaan secara lebih detail. Pemilihan warna interior ruang rapat sebaiknya menggunakan warna yang dapat meningkatkan semangat berfikir, mood serta tingkat kreatifitas. Pemilihan warna tidak boleh sembarangan, karena warna ternyata juga berpengaruh terhadap psikologi.
5. Pencahayaan Ruang Rapat
Adapun pencahayaan yang baik diperlukan bagi ruang rapat yang tertutup atau tidak memiliki jendela. Dengan mengatur pencahayaan ruang yang tepat, akan mampu mendorong semangat para pekerjanya. Bila ruang rapat memiliki cukup banyak jendela sebaiknya juga diberikan Gorden Blinds agar dapat mengatur intensitas cahaya yang masuk ke dalam ruangan. Anda juga dapat mematikan lampu atau meredupkan cahaya ruang meeting saat presentasi dilaksanakan. Dengan meredupkan lampu ruangan, mampu membuat para karyawan yang mengikuti meeting menjadi lebih fokus terhadap bahan yang di presesntasikan. Untuk area meja dapat diletakan kalender meja dan rak buku bisa di isi dengan Company Profile perusahaan. Kedua hal ini umumnya sering terlupakan, namun ternyata kalender meja dan Company Profile mampu meningkatkan kepercayan para tamu perusahaan Anda. Dengan adanya bacaan seperti Company Profile, maka para tamu dapat menunggu waktu mulai pertemuan dengan membaca-baca profil perusahaan Anda terlebih dahulu.nPastinya Anda mengharapkan tamu atau klien perusahaan yang datang dapat memperoleh kesan yang baik dan menyenangkan agar dapat memperoleh kesepakatan yang diharapkan bersama. Maka dari itu sebaiknya kondisi ruang rapat di modifikasi sebaik mungkin. Sekian pembahasan mengenai tips meningkatkan kinerja kerja dengan menata ruang rapat.
6. Lampu sebagai pemanis dekorasi
Pencahayaan menjadi salah satu poin dekorasi yang sangat penting. Keberadaan dan bentuk lampu yang cantik dengan pencahayaan yang cukup teran, menambah kenyaman dan daya tarik ruang rapat. Sehingga terkesan lebih elegan dan menawan. Kini banyak disediakan ragam dan rupa lampu yang tidak hanya menjadi penerang ruangan, namun juga mempercantik keadaan sekeliling. Dekorasi lampu dengan pencahayaan cukup juga membuat para peserta rapat tidak mudah mengantuk, sehingga bisa lebih produktif lagi dalam menyelesaikan pekerjaan.
